Ob Bürgermail, Beschlussvorlage oder Grußwort: Diese 10 Prompts kommen direkt aus dem Verwaltungsalltag, für die Hausspitze und für Ihr Team. Kopieren, Angaben in den [ Klammern] ergänzen, fertig.
1.Antwortentwurf auf Bürgermail
PROMPT FÜR TEAM
- [Aufgabe] Schreib mir eine Antwort auf diese Bürgeranfrage.
- [Kontext] Der Bürger will wissen, warum sein Bauantrag noch nicht beschieden ist. Grund: Die Unterlagen sind unvollständig, die Statik fehlt.
- [Ergebnis] Nenne, welche Unterlage bis wann nachzureichen ist und wie es danach weitergeht.
- [Ton] Freundlich, sachlich, klar
2. Grußwort für die Hausspitze
PROMPT FÜR TEAM
Schreib mir ein Grußwort für [Anlass, z. B. 100 Jahre Freiwillige Feuerwehr] am [Datum]. Ich bin Bürgermeisterin/Bürgermeister von [Kommune, ca. Einwohnerzahl].
Kernbotschaften: [2–3 Punkte]. Danken möchte ich [Personen, Vereine].
Ton: persönlich und nahbar, Einstieg mit einer kurzen Anekdote, kein Politikersprech. Redezeit ca. 3 Minuten, also rund 400 Wörter.
3. Beschlussvorlage
Prompt für Hausspitze & Team
Entwirf eine Beschlussvorlage für den [Haupt- und Finanzausschuss] zur Anschaffung von 15 Dienst-Pedelecs für die Verwaltung.
Gliederung: Sachverhalt, Finanzielle Auswirkungen (Kosten ca. [Betrag], Haushaltsstelle [Nummer], mögliche Förderung),
Beschlussvorschlag: Sachlich und auch für Ratsmitglieder ohne Fachwissen verständlich. Umfang ca. 1,5 Seiten.
4. Amtsdeutsch in einfache Sprache
Prompt für Team
Formuliere diesen Text für unsere Website in Einfache Sprache um, etwa auf Sprachniveau B1. Zielgruppe sind alle Bürgerinnen und Bürger, auch Menschen mit geringen Deutschkenntnissen. Kurze Sätze, Fachbegriffe erklären, Handlungsschritte als nummerierte Liste. Hier der Text: [Text einfügen]
Hinweis: Je genauer der Auftrag, desto besser das Ergebnis.
Ergänzen Sie die Angaben in den [Klammern], nennen Sie die Zielgruppe und prüfen Sie das Ergebnis immer fachlich. Die KI liefert den Entwurf, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
5. Förderrichtlinie auswerten
Prompt für Hausspitze & Team
Lies diese Förderrichtlinie und sag mir in Stichpunkten: Sind wir als [Gemeinde/ Stadt] mit ca. [Einwohnerzahl] Ein wohnern in [Bundesland] antrags berechtigt? Wie hoch ist die Förderquote, und welcher Eigenanteil bleibt? Welche Fristen gelten, welche Unterlagen brauchen wir? Gibt es Ausschlussgründe, etwa beim vorzeitigen Maßnahmenbeginn? Nenne zu jedem Punkt die Nummer der Richtlinie. Hier die Richtlinie: [Text einfügen]
Charlys Prompt-Formel: Aufgabe + Kontext + gewünschtes Ergebnis + Ton +Umfang
6. Beschwerde deeskalieren
Prompt für Hausspitze & Team
Diese Beschwerde ist ziemlich emotional. Schreib eine Antwort für meine Unterschrift, die den Ärger ernst nimmt, aber bei unserer Position bleibt: [Position]. Kein Schuldeingeständnis, max. 200 Wörter: [Beschwerde einfügen]
7. Häufige Bürgeranfragen als FAQ
Prompt für Team
Hier sind anonymisierte Bürgeranfragen der letzten Wochen aus dem Bereich [z. B. Bürgerbüro]: [Anfragen einfügen]. Fass sie zu den 10 häufigsten Fragen zusammen. Formuliere zu jeder eine verständliche Antwort mit höchstens drei Sätzen und ergänze Zuständigkeit und Öffnungszeiten als Platzhalter. Markiere deutlich, wo Angaben fehlen, und erfinde keine Informationen, die sich aus den bereitgestellten Anfragen nicht ableiten lassen
8.Ablehnungsbescheid
Prompt für Team
Formuliere die Begründung für einen Ablehnungsbescheid: Antrag auf Sondernutzungserlaubnis für [einen Imbisswagen am Marktplatz], abgelehnt wegen [Beeinträchtigung des Wochenmarkts]. Mit nachvollziehbarer Ermessensabwägung, juristisch sauber und verständlich.
9. Vergabevorlage
Prompt für Team
Erstelle eine Vorlage für den [Gemeinderat/Magistrat] zur Vergabe der [Reinigungsleistungen für die Grundschule Nord].
Aufbau: Sachverhalt, Vergabeverfahren und Ergebnis, finanzielle Auswirkungen inkl. Haushaltsstelle, Beteiligung der Ämter, Beschlussvorschlag. Summe [Betrag] über [Laufzeit], wirtschaftlichstes Angebot: [Bieter].
10. Stellenbewertung
Prompt für Personalabteilung
Hilf mir bei der Stellenbewertung für die neue Stelle [Sachbearbeitung Digitalisierung]. Ordne die Tätigkeiten den Merkmalen der Entgeltordnung zum TVoD (VKA) zu und nenne eine plausible Entgeltgruppe mit Argumenten für die Eingruppierung. Aufgabenbeschreibung: [Text einfügen]