Beschäftigte nutzen sie, um Texte zu entwerfen, Dokumente zu erschließen oder Informationen schneller aufzubereiten. Nun gilt es, aus ersten Experimenten verlässliche, datenschutzgerechte und praxistaugliche Anwendungen zu machen. An dieser Stelle setzt der digitale Workshop „Kommunale KI in a Nutshell – kompakt, praxisnah, verständlich“ an.

Die mit dem Fachpartner Ayunis organisierte Veranstaltung fand am 29. September statt und richtete sich an kommunale Entscheider*innen und Verwaltungsmitarbeitende. Im Mittelpunkt standen die Fragen: Wo kann KI heute sinnvoll unterstützen? Welche Grenzen sind zu beachten? Und welche Voraussetzungen braucht ein verantwortungsvoller Einsatz? 

Der Handlungsdruck ist hoch

Kommunalverwaltungen müssen wachsende Aufgaben mit knappen Ressourcen bewältigen. KI kann entlasten – etwa beim Erstellen und Überarbeiten von Texten, bei Recherchen, der Auswertung interner Wissensbestände, der Dokumentation von Besprechungen oder bei wiederkehrenden Abläufen. Ihr Nutzen entsteht jedoch nicht durch die Technologie allein. Entscheidend sind klar definierte Anwendungsfälle, geeignete Daten, transparente Zuständigkeiten und menschliche Kontrolle. KI soll fachliche Entscheidungen unterstützen, nicht politische Verantwortung ersetzen.

Mit Anika Groß, Referentin bei der KGSt, und Jana Janze, Geschäftsführerin von Janze & Janze sowie Vorstandsmitglied des Kompetenznetzwerks Digitale Verwaltung, konnten zwei ausgewiesene Expertinnen für die einführenden Impulse gewonnen werden. Florian Ostermeier von Ayunis und Jonas Breig, Vorstandsmitglied des NJB und Bürgermeister der Gemeinde Biberach/ Baden, präsentierten konkrete Anwendungsfälle – vom Verfassen von Anträgen oder Traureden über E-Mail-Bearbeitung und Protokollerstellung bis hin zu Wissensmanagement und Bürgerbeteiligung. Ayunis Core bietet mit dem Marketplace zudem eine integrierte Plattform für den Austausch bereits entwickelter und erprobter KI-Integrationen und Fähigkeiten. Dieser Austausch ist zentral. Kommunen müssen nicht jede Lösung einzeln entwickeln und dieselben Lernschleifen wiederholen. Praxisbeispiele zeigen, welche Anwendungen entlasten, wo Risiken liegen und wie Beschäftigte eingebunden werden können.

Die abschließende Diskussion bot Raum für Fragen zu Datenschutz, Qualitätssicherung, weiteren Anwendungsbeispielen und Akzeptanz in der Verwaltung – also zu den Punkten, an denen sich entscheidet, ob aus einem Pilotprojekt dauerhaft bessere Verwaltungsarbeit entsteht.

Für Bürgermeister*innen ist KI nicht nur ein IT-Thema

Ihr Einsatz berührt Organisationsentwicklung, Personalführung, Beschaffung,
Haushaltssteuerung und Bürgerkommunikation. Führung bedeutet, realistische
Ziele zu setzen, Verantwortlichkeiten zu klären und eine Lernkultur zu ermöglichen, in der Nutzen und Risiken sichtbar werden. Kleine, überprüfbare Anwendungsfälle sind ein sinnvoller Einstieg: mit einem konkreten Problem, messbaren Entlastungszielen und einer Auswertung vor einem breiteren Einsatz.

„Kommunale KI in a Nutshell“ wollte keinen abstrakten Zukunftsentwurf liefern, sondern umsetzbare Orientierung. Die Kernbotschaft nach 90 Minuten lautete: Kommunale KI muss weder kompliziert noch fern sein. Richtig ausgewählt und verantwortungsvoll eingeführt, kann sie Beschäftigte entlasten und Freiräume für das schaffen, was Verwaltung im Kern ausmacht – verlässliche Entscheidungen, gute öffentliche Leistungen und den persönlichen Kontakt zu den Bürger*innen